COVID-19 wpływa w wielkim stopniu na wszystko to, co związane jest z procesami pracy i organizacji. Pandemia i kryzys spowodowały zmiany w funkcjonowaniu firm i wywarły wpływ na pracowników. Z jednej strony mamy do czynienia z bezrobociem i upadkami firm, z drugiej zaś sytuacja ukazała też szereg możliwości, związanych z rozwojem pracy zdalnej, zmianami w relacjach władzy czy radzeniem sobie w sytuacji trudnej, które w przyszłości można wykorzystać.

Na IV Zjeździe Polskiego Stowarzyszenia Psychologii Organizacji (PSPO), zorganizowanym online w Warszawie 21-22 maja 2020 r., dokonaliśmy diagnozy najważniejszych problemów występujących w pracy i zastanawialiśmy się – jako psychologowie pracy i organizacji – w jaki sposób możemy pomóc w ich rozwiązywaniu. Wyróżniliśmy konkretne obszary najbardziej dotknięte przez pandemię i kryzys oraz wskazaliśmy zarówno na konieczność sprostania negatywnym konsekwencjom, jak i na aspekty pozytywne, czyli możliwości radzenia sobie w nowych sytuacjach.

Wzrost niepewności

Pandemia koronawirusa spowodowała ogromny wzrost niepewności u pracowników i pracodawców. Duża część pracowników stanęła w obliczu znaczących zmian w organizacji pracy, bądź nawet niemożności wykonywania swojej pracy. Brak doświadczeń z modelem pracy zdalnej oraz z intensywnym wykorzystaniem technologii spowodował pojawienie się silnych negatywnych emocji i stresu. W wielu organizacjach wystąpiło realne zagrożenie bankructwem. W związku z tym u tysięcy pracowników i menedżerów pojawił się lęk o dalszy byt i możliwość kontynuacji kariery zawodowej. Wszystkie zmiany organizacyjne zachodziły przy znacznej presji czasowej. Wielu pracowników i menedżerów przyznało, że odczuwa dumę, iż poradzili sobie z tym wyzwaniem. U wielu osób pojawia się również poczucie ulgi, że sytuacja powoli wraca do normy, jednak poczucie niepewności pozostanie w wielu firmach i instytucjach przez dłuższy czas.

Konieczność pracy w domu

Konieczność pracy z domu zmusiła duże grupy pracowników bardzo różnych branż do szybkiego i efektywnego zaznajomienia się z nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi. Zwiększyło to – zwłaszcza początkowo – poziom napięcia, ale ostatecznie doprowadziło do uzyskania cennych kompetencji przez samych pracowników, menedżerów i całe firmy. Wskazane jest, aby nowe rozwiązania i procedury nie zostały zaniechane i zapomniane, aby wykorzystywać je, zwłaszcza tam, gdzie okazały się skuteczne.

Wykonywanie pracy z domu dla wielu osób niosło za sobą konieczność przedefiniowania relacji z najbliższymi. Rodziny musiały zaakceptować fakt, że osoba pracująca co prawda jest w domu, ale nie może być cały czas dla nich w pełni dostępna. Konflikty, pojawiające się na tym tle dodatkowo obniżały dobrostan i powodowały negatywne konsekwencje psychiczne i zdrowotne.

Problemy pracodawców

Wśród kierowników, menedżerów i właścicieli firm pojawił się ogromny stres, który ma wiele przyczyn. Głównie jest to poczucie niepewności dotyczącej przyszłości na niespotykaną dotąd skalę, związanej z koniecznością przebranżowienia czy wręcz upadku firmy. Szczególnie problemy te dotknęły branże takie jak turystyka, gastronomia i usługi. Dostrzegane jest mniejsze zapotrzebowanie na pewne kompetencje, przy jednoczesnym wzroście znaczenia innych umiejętności czy konkretnych zawodów. Osobnym zagadnieniem jest zmiana technologiczna i jej znaczne przyspieszenie. Wielu pracodawców nie miało wcale lub miało niewielkie doświadczenia z organizacją pracy zdalnej. Niektórzy pracodawcy mogli być przyzwyczajeni do fizycznej kontroli nad pracownikami i tak też mogli postrzegać swoją władzę, co właściwie z dnia na dzień uległo całkowitej zmianie. Zmiany w zakresie technologicznym mogą być jednak dużym zyskiem dla pracodawców, np. zdalny obieg dokumentów, ograniczenie kosztów wydruku lub dojazdu itp.

Problemy z organizacją pracy

W obecnej sytuacji obserwujemy problemy związane z przeciążeniem, jak i niedociążeniem pracą oraz mamy do czynienia z koniecznością zwiększenia kompetencji pracowników w zakresie IT. Organizacja pracy dla menedżerów stanowi wyzwanie logistyczne, które musi uwzględniać brak sprzętu, konieczność sprawowania kontroli bez możliwości bezpośredniego sprawdzenia sposobu wykonania pracy, brak uregulowań prawnych dotyczących nowych modeli pracy.

Także sami pracownicy, którzy zaczęli wykonywać swoje obowiązki z domu w sposób zdalny, zmuszeni zostali do samodzielnej strukturalizacji dnia pracy, do czego nie zawsze byli przygotowani.

W związku z obecną sytuacją szczególną pomocą powinny być objęte wszystkie służby medyczne i udzielona powinna być im pomoc w rozwiązywaniu problemów organizacji pracy występujących w walce z pandemią.

Problemy z perspektywy HR

Konsekwencją pandemii i kryzysu ekonomicznego jest niedocenianie przez pracodawców znaczenia HR-ów oraz tendencja do redukcji zatrudnienia w komórkach zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to stanowisko krótkowzroczne, gdyż w sytuacji kryzysu, utrzymującej się pandemii, rosnącego bezrobocia oraz dużego prawdopodobieństwa wzrostu zapotrzebowania na pracę zdalną to specjaliści zatrudnieni w HR-ach będą rozwiązywali zadania związane z zarządzaniem ludźmi w nowych warunkach.

My, psychologowie pracy i organizacji czujemy się władni, żeby kompetentnie pomagać w rozwiązywaniu powyżej opisanych problemów. Pracodawcy mogą szukać u nas pomocy, a my będziemy działać w oparciu o naszą aktualną wiedzę i umiejętności, korzystając z najnowszych wyników badań i dobrej praktyki.

Polskie Stowarzyszenie Psychologii Organizacji

http://www.pspo.org/

Polish Association of Organizational Psychology organized  the 4^th Convention of  the Polish Association of Organizational Psychology (PSPO) in Warsaw held on-line on 21-22 May 2020.

The workshops were organized during the Convention The  goal of the workshops  was to present and share approaches for showing the usefulness of work and organizational  psychology in the situation of pandemia of COVID-19. Psychologists should help policy makers to improve their responses on both crises, because both of them involve behavioral responses and international applied psychology can help here.

The organizers  made a diagnosis of most significant problems occurring at work and  – as work and organizational  psychologists –  were reflecting on a manner which could be employed to facilitate their solution.  COVID-19 has a significant impact on all aspects relating to work and organizational processes. The pandemic and the resultant crises caused changes in the functioning of companies and exerted influence on employees. On one hand, we are confronted with unemployment and collapses of companies, and, on the other, the situation has revealed that there is a number of opportunities created through the development of remote working, changes in management relations and coping with something very difficult consequences, which might be used in the future.

At the 4^th Convention the specific areas most affected by the pandemic and the crisis were defined and it was  indicated that it is necessary to face up to negative implications, as well as we demonstrated positive aspects, that is the potential for managing new situations.

Rise of uncertainty

The coronavirus pandemic triggered a dramatic rise of uncertainty among employees and employers. A considerable number of employees came face-to-face with substantial changes in work organization, or even the impossibility to perform their work. Lack of experience with a remote working model and with intensive application of communication technology has given rise to strong negative emotions and stress. Many organizations got confronted with a real threat of bankruptcy. Consequently, an anxiety over the very existence and continuation of further careers arose in thousands of employees and managers. All the organizational changes have been ongoing under significant time pressure.  A number of employees and managers admitted that they take pride in rising up to this challenge. A sense of relief that the situation is returning to normal is also experienced by many people, however, a sense of uncertainty will remain in many companies and institutions for a longer time.

Necessity to work from home

The necessity to work from home forced large groups of employees from various lines of business to get familiarized with modern information technology solutions in a fast and effective manner. This escalated – particularly at the beginning – to a high level of tension, but, in the long run, it led to acquiring of valuable competences by employees, managers and entire companies. It would be advisable not to withdraw from or abandon new solutions and procedures but to continue to use them, in particular in such areas where they proved effective.

Home working for a lot of people entailed redefining of their relations with family members. Families had to accept the fact that a home-working person is actually at home but is not available to them all the time. Conflicts brought about by such situation were a source of decreased well-being and resulted in negative mental and healthy implications.

Employers’ problems

Huge stress induced by numerous causes  appeared among supervisors, managers and company owners. The main reason is a sense of uncertainty about the future observed on an unprecedented scale and is related to the necessity to rebrand or even a company’s breakdown. In particular, the industry sectors most severely affected were tourism, catering and services. It is noticeable  that there is the lower demand for certain competences while other skills and specific professions have increased in importance. A separate issue is a technological change and its considerable acceleration. Many employers have had none or little experience with the organization of remote working. Some employers could be accustomed to using physical control over their employees and they could perceive their power in this way, which was subjected to a complete change, literally day by day. However, the changes introduced in the field of technological applications may constitute a big asset for employers, such as electronic circulation of documents, reduced printing or travelling costs, etc.

Work organization problems

The issues connected with work overload or underload are observable and we can see that there is a growing need for enhancement of computer literacy among employees. Work organization poses a logistical challenge for managers who have to take account of such aspects as the lack of equipment, the necessity to exercise control without direct verification of a manner in which work is performed or the lack of legal regulations regarding new work models.

Likewise, employees who began to discharge their duties through home working were made to structuralize their work schedule by themselves, for which they were not always prepared.

In view of the current situation, special assistance should be offered to all health professionals and they should be provided with any help in solving work organization problems occurring during their struggle with the pandemic.

Problems viewed from HR perspective

The consequence of the pandemic and economic crisis is underestimation of HR importance by employers and a tendency to downsize employment in the sections managing human resources. It is a short-sighted view since in the era of the crisis, the on-going pandemic situation, a growing unemployment rate and a large likelihood of the increased demand for home working, it is HR specialists who will offer solutions to issues regarding human resources management in new circumstances.    

The participants of the Convention declared that as the  Work and Organizational Psychologists, we have the authority to provide competent assistance in solving the above described problems. Employers may seek help from us, and we, in turn, will take action relying on our factual knowledge and skills making use of the latest research findings and good practices.

Signed:  EC Committee of Polish Association of Organizational Psychology: Barbara Kozusznik, Joanna Czarnota-Bojarska, Sylwiusz Retowski, Stanislaw Witkowski, Malgorzata Chrupala-Pniak, Michal Brol, Bohdan Roznowski